• Institut de chimie clinique, Rue du midi 15, 1002 Lausanne
  • 021 311 31 31

Politique de confidentialité

Secret Professionnel

Confidentialité du personnel

L’ensemble du personnel de l’ICC est soumis au secret professionnel. Les collaborateurs sont informés personnellement de respecter le secret de fonction et signent un formulaire de confidentialité dès leur engagement.

Une totale discrétion est également demandée à nos fournisseurs et visiteurs sur l’ensemble des informations dont ils pourraient avoir pris connaissance en travaillant sur nos installations techniques.

Informatique

Sécurité informatique

Le système informatique de traitement des données est isolé du réseau extérieur et sécurisé par l’utilisation d’identification individuelle des utilisateurs. De même, le prestataire informatique du laboratoire s’est engagé à ne pas divulguer les données nominatives dont il a connaissance.

Politique de confidentialité

Par le présent avis de confidentialité, nous vous informons sur les types de données personnelles que nous recueillons lorsque vous visitez notre site web, nous contactez, entretenez une relation commerciale avec nous en tant que fournisseur ou utilisez nos services en tant que prescripteur ou patient/patiente. Il décrit aussi la manière dont nous traitons, divulguons et protégeons ces informations conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).

1. Notre politique de confidentialité et votre consentement

En naviguant sur notre site web ou en nous donnant vos données personnelles, vous acceptez les règles décrites dans cet avis de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces règles, veuillez ne pas utiliser ou visiter notre site web, ni nous fournir vos données personnelles.

2. Responsable du traitement des données et contact

Institut de Chimie Clinique, sis à la Rue du Midi 15, 1003 Lausanne, en Suisse, est le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de nos prestations et telles que définis dans notre Avis de Confidentialité.

Si vous avez des questions ou des suggestions concernant ces informations ou si vous souhaitez faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter par téléphone au +41 21 311 31 31, par courriel laboicc@hin.ch, ou par poste à l’adresse Rue du Midi 15, 1003 Lausanne.  Pour nous aider à traiter votre demande, veuillez nous fournir votre nom et vos données de contact.

3. Pourquoi nous traitons vos données et sur quelle base juridique nous le faisons

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le respect de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et de toutes les autres lois pertinentes dans plusieurs buts, qui dépendent en premier lieu des prestations contractuelles que nous devons fournir comme par exemple :

  • Confirmer et procéder à vos demandes de rendez-vous ;
  • Mettre à disposition des prestations d’analyses médicales et exécuter des contrats de prestations de laboratoire ;
  • Vous transmettre vos résultats d’analyse ;
  • Facturer les analyses et prestations effectuées par le laboratoire ;
  • Informer les autorités, notamment le médecin cantonal ou l’OFSP, si la loi l’exige ;
  • Traiter votre dossier de candidature auprès de notre entreprise ;
  • Des raisons de sécurité et de maintenance, d’évaluation, de gestion des risques, conflits et archivage.
  • Répondre à vos sollicitations et plaintes.

 

Dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement au traitement de données personnelles à des fins spécifiques, ledit traitement est légitime en raison de votre consentement. Le consentement donné peut être révoqué en tout temps. Il convient de noter que la révocation a des effets pour l’avenir. Les traitements effectués avant cette révocation ne sont pas concernés.

4. Les données collectées

Dans la LPD, les données à caractère personnel sont toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Nous ne recueillons que les données personnelles des patients, des clients, des employés ou des candidats dont nous avons besoin pour leurs offrir nos services, répondre à une requête, remplir un contrat ou pour une autre raison légitime.

Les données des patients sont les informations dont ICC a besoin pour fournir une prestation dans le domaine de la médecine de laboratoire, ou les données de patient qui sont transmises à ICC par un médecin ou un mandant.  De façon générale, les données de patient collectées sont :

  • Des données personnelles de base (telles que nom, prénom, date de naissance, genre, adresse privée et électronique, numéro de téléphone) y compris celles que vous nous communiquez en tant que médecin ou en tant que représentant légal d’un patient ;
  • Des données concernant votre médecin traitant et votre couverture d’assurance maladie, y compris votre numéro d’affiliation et numéro AVS ;
  • Des données concernant les analyses et les résultats ;
  • Des données médicales vous concernant et que vous (ou votre médecin) auriez partagées avec nous ;
  • Des données concernant la facturation et informations de paiement (telles que votre adresse de facturation) ;
  • Informations personnelles en lien avec une candidature pour un poste dans notre entreprise ;
  • Vos préférences par rapport à nos services.
 

Lorsque vous nous contactez en tant que prescripteur (médecins traitants, hôpitaux, cliniques, etc.) nous traitons des données personnelles générales du prescripteur, par exemple votre nom et vos coordonnées, ainsi que, le cas échéant, des informations sur votre position ou votre rôle au sein de l’organisation au nom de laquelle vous nous contactez. En outre, nous traitons des données nécessaires à l’exécution d’éventuels contrats entre le prescripteur et ICC. En tant que prescripteur, vous nous transmettez régulièrement des données de patients. À ce sujet, vous devez vous assurer que les patients soient informés et qu’ils aient consenti au préalable au traitement de leurs données par ICC en vue de la fourniture des services demandés. Vous avez la possibilité de nous adresser des commandes sur papier, par téléphone ou en ligne. Dans le cadre de la saisie des commandes, nous ne traitons que les données, en particulier les données concernant la santé, qui ont été indiquées – par exemple dans le masque de saisie ou par téléphone. Nous traitons les données à caractère personnel uniquement pour l’exécution du contrat et pour pouvoir vous fournir le résultat de l’analyse. Tous les champs de données marqués comme obligatoires sont nécessaires au traitement de votre commande. Une non-mise à disposition nous empêche de traiter votre commande. Les résultats d’analyse peuvent être consultés en ligne sur le lablink après avoir saisi votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

5. A qui communiquons-nous vos données personnelles ?

En principe, les données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si le patient a donné son consentement, s’il existe une obligation légale ou si cela est nécessaire à la fourniture de la prestation ou à l’exécution du contrat.

ICC peut être mandaté par des professionnels de la santé chez qui vous êtes patient(e) et qui solliciteraient des analyses médicales chez ICC. Vos données personnelles, y compris les résultats d’analyses peuvent être partagées avec ces professionnels. Ceci comprend également les assurances maladies dont vous êtes client. De plus, dans le cadre de notre mandat, certaines analyses médicales sont sous-traitées auprès d’autres laboratoires spécialisés. Ces laboratoires sont soumis aux prescriptions légales sur l’obligation de garder le secret et sur la protection des données.

En vertu de dispositions légales, nous sommes tenus de communiquer certaines données de résultats aux autorités (p. ex. autorités sanitaires cantonales, Office fédéral de la santé publique OFSP). La transmission de données aux autorités et aux institutions publiques ne se fait que sur la base de dispositions légales contraignantes, telle que la déclaration obligatoire en cas de maladies infectieuses. Nous fournissons également des informations aux autorités compétentes (telles que les ministères publics, les tribunaux et les autorités sanitaires) sur demande, dans la mesure où il existe une obligation légale à cet égard.

Pour accomplir nos tâches, nous faisons aussi appel à d’autres mandataires et prestataires de services externes. Il s’agit par exemple de la comptabilité et la facturation, de la fourniture de prestations logistiques (services postaux et de transport d’échantillons) ou de services informatiques. Nous exigeons que ces tiers respectent toutes les lois et exigences de sécurité relatives aux données personnelles.

6. Candidatures

Si vous candidatez à un poste vacant dans notre laboratoire, nous traitons les données à caractère personnel que vous nous avez transmises, telles que vos coordonnées, vos qualifications et les autres informations figurant sur votre CV et votre lettre de motivation pour décider de l’établissement d’une relation de travail. Vos données de candidature sont traitées exclusivement pour vérifier votre aptitude en rapport avec votre intérêt pour un emploi actuel ou futur chez nous et le traitement de votre candidature. Seuls les interlocuteurs compétents chez nous traitent votre candidature et en prennent connaissance.  

Nous traitons vos données jusqu’à ce que le processus de candidature soit terminé. Si vous y consentez, nous maintenons, le cas échéant, votre candidature en suspens en vue d’un éventuel recrutement ultérieur.

7. Sauvegarde et securité de vos données

Nous n’enregistrerons vos données que pour le temps nécessaire à la réalisation de la finalité respective pour laquelle vous nous avez fourni vos données ou pour nous conformer aux obligations légales (par ex. dispositions relatives à la conservation des données). En général, les données sont gardées pour les durées suivantes :

  • Les données personnelles liées à des résultats d’analyses sont gardées entre 5 et 20 ans selon les exigences légales liées aux diverses catégories d’analyses ;
  • Les données relatives à des plaintes, communications ou demandes sont conservées pour la durée de la demande ou son exécution, à moins qu’un intérêt prépondérant ne requière une conservation plus longue.

Nous mettons en œuvre toutes les précautions techniques et organisationnelles raisonnables pour garantir la sécurité vos données. Vos données personnelles ne seront pas vendues, partagées ou autrement divulguées à des tiers, sauf dans les cas prévus dans cet Avis de Confidentialité.

Les archivages, les restrictions d’accès et l’enregistrement de copies de sauvegarde font par exemple partie des mesures de sécurité de nature technique. Les instructions à notre personnel, les accords de confidentialité et les contrôles font par exemple partie des mesures de sécurité de nature organisationnelle. L’obligation de garder le secret s’applique également aux collaborateurs externes, à nos sous-traitants et aux tiers mandatés ainsi qu’aux visiteurs du laboratoire. Néanmoins, une protection absolue ne peut pas être garantie et

 

8. Vos droits

En tant que personne concernée et dans la mesure où les conditions applicables sont remplies et qu’aucune exception légale ne s’applique, vous avez le droit de faire valoir auprès de nous vos droits en vertu de la législation sur la protection des données (LPD, 2023). Vous disposez notamment des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Vous avez le droit de savoir pourquoi vos données personnelles sont nécessaires, comment nous les traiterons et combien de temps elles seront conservées. Vous avez le droit de demander si nous traitons ou non des données à caractère personnel vous concernant et, le cas échéant, dans quelle mesure.
  • Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles sauvegardées chez nous. Vous pouvez demander l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet en nous contactant à laboicc@hin.ch.
  • Vous avez le droit à tout moment de nous dire si vous souhaitez compléter, corriger ou mettre à jour vos données personnelles dans nos dossiers.
  • Vous avez le droit, à certaines conditions, d’obtenir la limitation du traitement ou l’anonymisation de vos données Il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir nos services pendant la durée de la restriction du traitement.
  • Si vous nous donnez votre consentement pour le traitement de vos données, vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment et, à certaines conditions, de faire supprimer vos données personnelles. Un tel retrait ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
  • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données. Nous obtempérerons, à moins que certaines raisons ne justifient ce traitement.
  • Vous pouvez limiter l’utilisation des technologies de suivi sur notre site, tels que les cookies, en configurant votre navigateur afin de choisir de les accepter ou refuser.
  • Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de surveillance compétente (le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, PFPDT) si vous avez un doute sur la licéité du traitement de vos données personnelles.

 

Veuillez noter que pour ces droits, des conditions et exceptions légales sont applicables. Par conséquent, nous pouvons refuser votre demande d’exercer ces droits si, par exemple, cela enfreint des obligations légales telles que les dispositions relatives à la conservation des données ou en raison de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice.

9. Modification de notre déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications et de mettre à jour au besoin le présent avis de confidentialité, en particulier si nous modifions nos traitements de données ou si de nouvelles dispositions légales entrent en vigueur. Lors de la visite de notre site web ou de l’utilisation de nos services, la version actuelle de l’avis de confidentialité s’applique.

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